• Parc Ben Omar, Kouba
  • Services
  • Plus de 1 000 personnes employés

Assistant (e) du Directeur

  • Nom de l'entrprise Seaal
  • Secteur d'activité Services
  • Lieu de travail Algérie| Alger, Algérie
  • Date d'expiration 27 Septembre
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Niveau d'étude (diplome) Master 1, Licence Bac + 4| Master 2, Ingéniorat, Bac + 5

Missions principales :

L’assistant degré C assure le secrétariat du Directeur afin de faciliter la gestion de son activité (accueil, gestion de planning, organisation de déplacements, rédaction de documents, archivage, classement, préparation de réunions, ...).

Il organise et coordonne les informations internes et externes parfois à caractère confidentiel, liées au fonctionnement de SEAAL.

Il prend en charge le suivi complet de certains dossiers (suivi demandes DRE, réclamations VIP, suivi formation) ou d’événements ponctuels (organisation d’événements).

Il applique et fait appliquer les consignes QHSE (Qualité, Hygiène, Sécurité et Environnement).

 

Taches :

·         Saisir et présenter des notes et des documents à caractère confidentiel.

·         Assurer une prestation de bienvenue directe ou indirecte (outil téléphonique) en appliquant les modalités d’accueil définies par la Direction Générale.

·         Qualifier, enregistrer les demandes et les réorienter si nécessaire v Faciliter l’accès au site et les déplacements des visiteurs de la Direction en lien avec la Direction Sûreté.

·         Tenir à jour l’agenda et le planning du Directeur et mettre en œuvre la logistique adéquate en fonction des déplacements professionnels prévus en tenant compte notamment des impératifs de délai.

·         Assurer le relais de communication avec le Secrétariat de Direction Général ainsi que les Secrétariats des Directeurs SEAAL.

·         Garantir une continuité de présence au Secrétariat du Directeur Tipasa avec passage de consigne, par la coordination de prise de congés et absences pour formation avec les Assistances des différents Directions d’Unité de Tipasa.

·         Concevoir et rédiger des courriers internes et externes (rapports, notes…) en tenant compte du style rédactionnel requis et de la charte graphique SEAAL.

·         Utiliser les supports adaptés (lettres, supports graphiques, messages électroniques…)

·         Traiter le courrier interne et externe de la Direction.

·         Réception, enregistrement, archivage et dispatching des courriers.

·         Piloter le Bureau d’Ordre Général de la Direction TIpasa.

·         Enregistrer et archiver une copie du courrier. Dans le cas de courrier important, mandater un chauffeur pour l’apporter en mains propres au destinataire.

·         Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, préparation de salles, ...)

·         Assurer le suivi des correspondances liées aux réunions internes et externes de SEAAL (Comité Direction -Comité de Coordination…).

·          Traiter et transmettre les décisions, les notes de service et autres documents spécifiques. S’assurer de leur bonne réception.

·         Prendre en charge le suivi complet de certains dossiers ou d’événements ponctuels

·         Organiser les évènement SEAAL en relation avec les services internes concernés par ( l’envoi des courriers d’invitation…).

·         Effectuer une veille médiatique journalière des articles de presse parlant directement ou indirectement des activités gérées par SEAAL. Relever les articles « sensibles » afin d’en faciliter la prise de connaissance par le Directeur Tipasa et le Directeur Général.

·         Appliquer les procédures en vigueurs afin d’optimiser les techniques de gestion administrative et les méthodes de classement et d’archivage.

·         Effectuer les commandes des consommables de la Direction selon les procédures internes.

·         Assurer l’accessibilité des informations, Classer, photocopier, préparer et rédiger les courriers.

·         Appliquer les règles d’Hygiène et de Sécurité liées à la fonction.

 

Formation :

Bac+ 4 (BTS) en assistanat de direction, secrétariat bilingue, assistanat de gestion

Expérience :

5 années d’expérience dans un emploi de secrétariat dans un environnement professionnel comparable.

Qualités professionnelles :

·         Connaissance de la culture d’entreprise SEAAL (Métiers, Spécialités, spécificités, organigramme)

·         Maîtriser les outils informatiques standards (Ms Office) et les applications spécifiques de SEAAL (gestion de courriers…),

·         Appliquer les techniques rédactionnelles de mise en forme de documents et maîtriser l’orthographe et la grammaire,

·         Connaître les techniques de gestion de la documentation (enregistrer, analyser, classer, indexer dans un système manuel et / ou informatisé facilitant la recherche et la consultation de documents),

·         Maîtriser les techniques d’accueil et de réception physiques ou téléphoniques (savoir présenter l’image de SEAAL et de la Direction, maitriser l’outil téléphonique et qualité de présentation personnelle),

·         Maîtriser les langues (Arabe, Français), lues, parlées et écrites,

·         Connaître et appliquer les règles et consignes d’Hygiène et de Sécurité et de Qualité liées à son activité.

 

 

 

Qualités personnelles :

Communication : Etre ouvert à l'échange, aux attentes de son interlocuteur, partager une réflexion. Communiquer l'information.

Procédures : Adhérer et se tenir à un cadre général d'activités. Appliquer et utiliser les règles et modes opératoires qui y sont attachés.

Autonomie : Mener seul un projet, une action, une mission tout en garantissant leur qualité.

Adaptation : être ouvert à la diversité et aux changements. S’engage avec facilité dans des situations neuves, variées ou évolutives.

Rapidité : Faire preuve de rapidité et d'efficacité dans l'exécution des actions à assurer.

 

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  • Lieu de travail Algérie| Alger, Algérie
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  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Niveau d'étude (diplome) Master 1, Licence Bac + 4| Master 2, Ingéniorat, Bac + 5
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