elmouahel-H-26/09/2016

Trop de travail, quelques conseils pour s’en sortir!

 

E-mails, appels téléphoniques, documents papiers, numériques, réunion, rdv ...

Le flot de l'information se déverse en continu et vous ne savez plus comment faire face, une situation devenu impossible

Voici quelques conseils pour vous en sortir...

Organiser vous

Crée un tableau de bord avec toutes vos taches, date de début, date de fin, intervenant et commentaire pour être à jour sur toute votre activité et ne rien oublier.

Planifier davantage

Sur son agenda, on notera non seulement les dates-limite de rendu, mais aussi les dates-limite de chaque petite étape pour être sûr de ne rien zapper. Il faut alors être au clair sur ce qui doit être absolument fait aujourd'hui et s'y tenir.

Optimisez votre emploi du temps.

Planifier vos réunions le même jour pour pouvoir consacrer les autres jours au traitement des informations.

Rangez votre bureau.

Jetez immédiatement vos papiers après les avoir reçus. Scannez et archivez vos documents électroniquement pour gagner de la place. Débarrassez votre ordinateur des dossiers superflus.

Classer vos documents

On ne classe par pour conserver, on classe pour retrouver facilement. Exemple Par ordre alphabétique, par ordre d’importance, ou par ordre de projet

Traitez directement les informations.

Souvent, vous perdez du temps à revenir plusieurs fois sur le traitement de la même information. Faites-le plutôt dès réception de celle-ci puis classez-la dans un dossier ou débarrassez-vous-en.

Jouez la carte de la mobilité.

Utilisez un téléphone avec fonction « courrier électronique » pour rentabiliser les heures que vous passez en dehors du bureau. Si vous lisez des e-mails toute la journée, mieux vaut anticiper et lire les messages par petits lots dès qu’ils se présentent plutôt que de devoir trier et traiter ultérieurement une foule de messages en une seule fois.

Faite une pause.

Histoire de souffler un peu. Quitter le bureau quelques minutes, ce dégourdir les jambes augmente la productivité et vous aides à y voir un peu plus claire.

Faire le point sur sois même

S'arrêter un moment pour faire le point est aussi essentiel pour mieux comprendre les raisons de la surcharge et comment la réduire : défaut de délégation, procrastination, mauvaise organisation, perfectionnisme, manque de priorisation. Un regard extérieur est alors précieux, car il permet de faire face à la réalité de manière plus objective et de sortir progressivement de l'ornière

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