Gestionnaire Administrative
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- Lieu de travail Oran, Algérie
- Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
- Secteur d'activité Industries
la société Ksn cosmetics est une entreprise Algérienne spécialisée dans la production et distribution des produits cosmétiques Bio recrute une gestionnaire pour accomplir les taches suivantes :
Missions du poste:
1- Gestion administrative et assistanat:
- Réaliser les travaux de secrétariat : enregistrement et classement du courrier
- Réception des appels téléphoniques, des différents messages sur les différents supports
- Classement et tenu des dossiers divers.
- Répondre au courrier relevant de sa compétence.
- Suivre les besoins des différents structures de la société
- Gérer et prendre en charge le portefeuille client (commande, recouvrement, règlement, ...)
- Suivre les livraisons, régler les réclamations liées au service après-vente, en liaison avec les services concernés (achats, production, technique, logistique).
- Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement.
- S’assurer de la bonne transmission des informations administratives relatives à la vente entre les parties prenantes.
- Gérer la facturation, les avoirs clients ainsi que les impayés ou les litiges éventuels
- Récoltes des données de vente (Informations Client, Eléments à facturer ; Adresses de facturation ; Dates de facturation) et vérifier la qualité des données recueillies.
- Etablir le BL et la facture client.
- Etre l’interlocuteur privilégié lors des réclamations des clients et pour le suivi des paiements.
- Relances préventive bimensuelles des clients ou suivis à la date d’échéance par téléphone, mail et courrier.
- Création des commandes Fournisseur et affectation des prix d’achat.
- Vérification de la pro forma fournisseur avec la commande fournisseur et informer l’acheteur en cas d’écart observer.
- Etablir la réception et contrôle de facture fournisseur.
- Informer le département logistique et Installation des manques détecter.
- Introduire les factures complémentaires (transport, transit, douane…)
- Etre l’interlocuteur des commerciaux pour les relances des fournisseurs.
- Réaliser des appels et négocier les conditions de vente avec les clients.
2-gestion et suivis des stocks:
- Chargé de contrôler l’état des stocks, d’assurer la réception, le rangement et le suivi des produits stockés et de veiller à l’optimisation du niveau des stocks
- Contrôler la facturation interne et externe ;
- Assurer l'équilibre des entrées et sorties des stocks ;
- Entretenir la base de données des articles, fournisseurs et clients ;
- Assurer la responsabilité de la gestion équilibrée des stocks ;
- Appliquer et faire appliquer les procédures de gestion des stocks et veiller au bon fonctionnement du circuit d’information ;
- Procéder aux analyses des stocks ;
- Suivre le processus d’approvisionnement ;
- Organiser des inventaires périodiques ou permanents des stocks ;
- Présenter un rapport d’activité ;
3-Gestion des données clients (CRM)
- Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents.
- Préparer les tableaux de bord (prévisions des ventes, ventes réalisées, non conclues, taux de conversion web, etc.), suivre l’évolution des objectifs.
- Élaborer et analyser des statistiques de vente.
- Effectuer une veille commerciale et concurrentielle
4-Gestion des formations et ateliers :
- Accueil téléphonique
- Reçoit et informe le public .
- Renseigne sur les cours, les programmes et les tarifs.
- S’assure de la disponibilité des supports d’information et de formation
- Procède à l’ouverture de l’établissement.
- Reçoit le courrier, l’enregistre et le traite et gère les réponses mails.
- Participe à l’élaboration de la programmation.
- Génère les documents internes de la société (formulaires, contrats, pv de réunions, feuilles d’émargement….)
- Assiste à certaines réunions et participe à la rédaction des PV et comptes rendus.
- Gère et suit les commandes de fournitures consommables.
- Gère le matériel informatique et bureautique et s’assure de son fonctionnement.
- S’assure quotidiennement de l’hygiène et de la sécurité des lieux.
- Tient les fichiers des élèves, enseignants et partenaires de l’établissement.
- S’assure du respect par les étudiants des règles et usages de l’établissement
Profil recherché :
- Diplôme de type licence (minimum) ou master délivré par une université, école de commerce ou d’ingénieur avec une spécialisation en finance, comptabilité et contrôle de gestion
- Expérience professionnelle de 01 à 03 ans dans le domaine du contrôle de gestion et administration ( possible personnes retraites)
- Avoir une bonne connaissance de la comptabilité générale et analytique
- Maîtrise de l'outil informatique et principalement Excel et Power Point
- Idéalement maîtrise des logiciels intégrés ERP ou BI
- Rigueur, autonomie et discrétion
- Capacités d’analyse et de synthèse ;
- Bonne communication orale et écrite ;
- Sens relationnel,
- Maîtrise parfaite du français.
- Demeurant à Oran
Qui sommes nous ?
la société Ksn cosmetics est une entreprise Algérienne spécialisée dans la production et distribution des produits cosmétiques Bio