Assistant(e) de bureau du projet PASA à El Oued

Giz El Oued, Algérie
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  • Secteur d'activité Services
  • Date d'expiration 09 Janvier 2020
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Niveau d'étude (diplome) Formation Professionnelle

 Important :

  • la maîtrise de la langue française est exigée, étant donné que le travail sera en grande partie avec le personnel étranger.
  • La non-maîtrise de la langue française constitue un critère d’exclusion. 

Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

  • tâches de bureau d’ordre général ; 
  • exécution quotidienne des services d’accueil et de secrétariat ;
  • organisation et coordination de toutes les opérations d’ordre logistique, administrative et financière du bureau de PASA à El Oued  ;
  • Appui à l’expert administratif et financier dans la gestion administrative et financière du projet PASA selon les procédures de la GIZ en vigueur ;
  • Aide au classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.
  • Communication efficace et selon les délais avec le bureau GIZ Alger, les bureaux de PASA à Alger et dans les wilayas d’intervention du projet.
  • Aide à la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

Attributions

  • Tâches de bureau
  • Le/la titulaire du poste
  • veille à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires ;
  • achète du matériel et des fournitures de bureau dans la limite de montants définis ;
  • signale les dommages à l’expert administratif, organise et contrôle l’entretien et la réparation des équipements de bureau.
  • Appui aux experts administratifs (achats/RH)

Le/la titulaire du poste

  • Photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
  • Organise les supports d’information et les assemble ; 
  • Identifie les dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ ; 
  • Remplit les formulaires et tableaux suivant les indications précises de la direction des services administratifs ;
  • Aide à la préparation des ateliers et visites ;
  • Organise/coordonne la gestion logistique dans le cadre de la planification, de la réalisation et de la documentation des réunions, ateliers, séminaires et autres manifestations ;
  • Arrange des programmes de visite, prend des dispositions concernant les déplacements, s’occupe des modalités des voyages (billets, vols, réservations d’hôtel, transport, etc.). 
  • Prépare les demandes de voyage et de mission du personnel du projet et veille à la finalisation des décomptes des frais de missions nationales et internationales. 
  • Collectes des Borading Pass (Ticket d’avion) et transmettre au bureau
  • Assistance aux experts en mission de courte durée et autres visiteurs/visiteuses

 

Le/la titulaire du poste

  • leur donne des informations, communique aux hôtes les renseignements qui les concernent, comme les modifications de planning, les services de transport, etc. ;
  • s’occupe du logement des visiteurs/visiteuses qui arrivent et des experts en mission de courte et de longue durée ;
  • évalue les prix des chambres d’hôtel et entame des négociations pour obtenir de meilleurs
  • tarifs ;
  • prête un appui logistique (par ex. service de transport) aux experts en mission de courte durée pendant leur intervention ;
  • Coordonne avec le bureau GIZ, les procédures d’obtention des visas
  • tient une liste de tous les consultant(e)s en mission de courte durée

 

Tâches à caractère général

Le/la titulaire du poste

  • effectue des tâches de coursier telles que régler des factures, remettre ou aller chercher des documents.
  • coordonne le planning du chauffeur et veille à ce qu’il aille chercher les visiteurs/visiteuses et les nouveaux experts qui arrivent. 

Autres attributions

Le/la titulaire du poste

  • assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
  • rend compte immédiatement au/à la responsable de la comptabilité de tous les problèmes apparaissant dans le cadre de l’administration financière et de ceux concernant le respect des règles ;

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification

  • Certificat/diplôme de Technicien(ne) en gestion administrative et bureautique, ou diplôme équivalent
  • Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire

 

Expérience professionnelle

  • Au moins 3 ans d’expérience à un poste similaire
  • Une expérience à un poste similaire à la GIZ Algérie est très souhaitée et constitue un bonus

Autres connaissances/compétences

  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique,
  • Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
  • Bonne connaissance de la langue française ; connaissances en allemand souhaitées
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.
  • Excellentes capacités de gestion
  • Excellentes aptitudes relationnelles

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