Assistant(e) de bureau du projet PASA à Biskra

Giz Biskra, Algérie
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  • Secteur d'activité Services
  • Date d'expiration 09 Mai
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté

Domaine de responsabilité:

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

  • tâches de bureau d’ordre général ;
  • exécution quotidienne des services d’accueil et de secrétariat ;
  • organisation et coordination de toutes les opérations ;
  • appui à l’expert administratif et financier dans le respect de ses instructions ;
  • aide au classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.
  • communication bien développée et efficace avec les Bureaux demandant le plus de contacts 
  • aide à la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;

 


Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :


Attributions:

 Tâches de bureau:
Le/la titulaire du poste

  • veille à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires ;
  • achète du matériel et des fournitures de bureau dans la limite des montants définis 
  • signale les dommages à l’expert administratif, organise et contrôle l’entretien et la réparation des équipements de bureau. 


Appui aux experts administratifs (achats/RH):
Le/la titulaire du poste

  • photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;
  • organise les supports d’information et les assemble ;
  • identifie les dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ ;
  • remplit les formulaires et tableaux suivant les indications précises de la direction des services administratifs ;
  • aide à la préparation des ateliers et visites ;
  • organise/coordonne la gestion logistique dans le cadre de la planification, de la réalisation et de la documentation des réunions, ateliers, séminaires et autres manifestations ;
  • arrange des programmes de visite, prend des dispositions concernant les déplacements, s’occupe des modalités des voyages (billets, vols, réservations d’hôtel, transport, etc.).

 


Assistance aux experts en mission de courte durée et autres visiteurs/visiteuses:

Le/la titulaire du poste

  • leur donne des informations, communique aux hôtes qui arrivent les renseignements qui les concernent, comme les modifications de planning, les services de transport, etc. ;
  • s’occupe du logement des visiteurs/visiteuses qui arrivent et des experts en mission de courte et de longue durée ;
  • évalue les prix des chambres d’hôtels et entame des négociations pour obtenir de meilleurs tarifs ;
  • prête un appui logistique (par ex. service de transport) aux experts en mission de courte durée pendant leur intervention ;
  • tient une liste de tous les consultant(e)s en mission de courte durée

 

Tâches à caractère général:
Le/la titulaire du poste

  • effectue des tâches de coursier telles que régler des factures, remettre ou aller chercher des documents.
  • coordonne le planning du chauffeur et veille à ce qu’il aille chercher les visiteurs/visiteuses et les nouveaux experts qui arrivent.


Autres attributions:

Le/la titulaire du poste:

  • assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
  • rend compte immédiatement au/à la responsable de la comptabilité de tous les problèmes
  • apparaissant dans le cadre de l’administration financière et de ceux concernant le respect des règles ;

Qualifications, compétences et expérience requises


Qualification: 

  • Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire

Expérience professionnelle:

  • Au moins 3 ans d’expérience à un poste similaire


Autres connaissances/compétences:

  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique,Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
  • Bonne connaissance de la langue française ; connaissances en allemand souhaitées
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent.
  • Excellentes capacités de gestion
  • Excellentes aptitudes relationnelles

 

 

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