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Secrétaire au programme « Gouvernance environnementale et la biodiversité » et aux projets « AGROBIOFEM », « Gouvernance »

  • Nom de l'entrprise Giz
  • Secteur d'activité Services
  • Lieu de travail Alger, Algérie
  • Date d'expiration 18 Décembre
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Niveau d'étude (diplome) Licence (LMD), Bac + 3

Giz recrute :

              Secrétaire au programme « Gouvernance environnementale et la biodiversité » et                                     Aux projets     « AGROBIOFEM », « Gouvernance » 

 

Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

  • Gestion efficace des appels et courriers entrants et sortants ;
  • Exécution quotidienne des services d’accueil et de secrétariat ;
  • Administration des mesures. 

Dans ce cadre, la titulaire du poste a les attributions suivantes :

  1. Attributions
  2. Travaux de secrétariat

Le/La titulaire fera les suivantes travaux de secrétariat et prestations de services

  • organiser et coordonner le planning du chef du programme 
  • répondre au téléphone, vérifier les appels, les transférer ou les traiter 
  • assister les efforts de communication du programme, par exemple des publications 
  • contribuer à la gestion des invitations des experts internationaux, processus de visa 
  • gérer le courrier entrant et sortant (courrier postal, télécopies, messages électroniques) et en organiser le traitement selon les priorités 
  • établir et organiser les supports d’information pour les chefs de projets ou pour les réunions ;
  • prêter assistance pour l’organisation d’événements et la documentation de réunions/ateliers/séminaires au sein du projet 
  • participer aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation

par ex. sous la forme de procès-verbaux 

  • gérer et maintenir le système de classement du programme à la fois électronique et avec des fichiers à base de papier;
  • soutenir certaines des tâches de comptabilité du projet en collaboration avec le département de la comptabilité;
  • suivre toutes les obligations contractuelles telles que les paiements de versements etc., avec un système de suivi des contrats;
  • s’occuper de distribuer/réceptionner les documents ou paquets à destination ou en provenance de bureau de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. et en assume la responsabilité ;
  • d’autres tâches administratives selon le besoin.

 Coordination et gestion de bureau, coordination générale

Le/La titulaire fera les suivantes travaux de secrétariat et prestations de services :

  • insérer tous les réunions/événements à venir dans le calendrier électronique et mural des

Projets 

  • alimenter et organiser régulièrement le serveur du programme ;
  • fonctionner comme point de contact pour les absences de l’équipe; responsable de transmettre l’information aux services Ressources Humaines.

 Administration et gestion des connaissances

Le/La titulaire fera les suivantes travaux de secrétariat et prestations de services :

  • constituer un fichier d’adresses (format Excel/card scan) faisant apparaitre les principales

Coordonnée de contact et le tient à jour en permanence 

  • établir une base de données avec les coordonnées et informations concernant les prestataires

Des projets (par exemple les traducteurs et traductrices) 

 Assistance aux experts en mission de courte durée (consultants nationaux et

Internationaux) et autres visiteurs/visiteuses

Le/La titulaire fera les suivantes travaux de secrétariat et prestations de services :

  • informer les consultants de nationalité étrangère sur la procédure Visa pour l’Algérie 
  • préparer des lettres d’invitation et d’autres informations nécessaires pour l’obtention d’un visa Et autres autorisations/documents nécessaires ; assurer la liaison avec le ministère tutelle
  • le Ministère de Ressources en Eau et de l’Environnement (MREE)
  • leur donner des informations, communiquer aux hôtes qui arrivent les renseignements qui les Concernent, comme les modifications de planning, les services de transport, etc
  • s’occuper du logement des visiteurs/visiteuses (réservation chambres d’h.tel), qui arrivent et Des experts en mission de courte et de longue durée ;
  • tenir une liste de tous les consultant(e)s en mission de courte durée et informer Systématiquement le bureau.

 Autres attributions

Le/la titulaire du poste

  •  Assume d’autres activités et taches sur instruction de son supérieur.

Qualifications, compétences et expérience requises

Qualification :

  • Certificat/dipl.me délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/dipl.me similaire

 Expérience professionnelle

  •  Au moins 5 ans d’expérience à un poste similaire

 Autres connaissances/compétences

  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
  • Connaissances pratiques et basiques de la comptabilité 
  • Très bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) en français 
  • Bonne maitrise (à l’oral et à l’écrit) en arabe 
  • Gestion correcte du secrétariat 
  • Courtoisie et serviabilité à l’égard des visiteurs
  • comportement donnant une bonne impression du bureau par une attitude prévenante vis-à-vis
  • des clients
  • Excellentes capacités de gestion
  • Excellentes aptitudes relationnelles
  • Connaissances en allemand sera un atout.
  • Nom de l'entrprise Giz
  • Secteur d'activité Services
  • Lieu de travail Alger, Algérie
  • Date d'expiration 18 Décembre
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Niveau d'étude (diplome) Licence (LMD), Bac + 3

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