Assistante de Direction
- Lieu de travail Alger, Algérie
- Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
- Secteur d'activité Informatique, Télécom, Internet
- Nombre de postes 01
Présentation de l’entreprise
Etablissement d’enseignement des langues et de soutien scolaire.
positionnement du poste dans l’établissement :
Sous l’autorité de la directrice de l’établissement
Missions et attributions
L’assistante de Direction a pour mission d’assister la directrice d’établissement dans ses missions de gestion et d’animation de la vie de l’Ecole.
Accueil et orientation :
- Accueil téléphonique
- Reçoit et informe le public : parents et élèves.
- Renseigne sur les cours, les programmes et les tarifs.
- S’assure de la disponibilité des supports d’information.
- Rend compte à sa hiérarchie.
Assistance à la direction
- Procède à l’ouverture de l’établissement.
- Reçoit le courrier, l’enregistre et le traite et gère les réponses mails.
- Participe à l’élaboration de la programmation.
- Fait émarger les élèves.
- Génère les documents internes de l’établissement (formulaires, contrats, pv de réunions, feuilles d’émargement….)
- Assiste à certaines réunions et participe à la rédaction des PV et comptes rendus.
- Gère et suit les commandes de fournitures consommables pour l’établissement.
- Gère le matériel informatique et bureautique et s’assure de son fonctionnement.
- S’assure quotidiennement de l’hygiène et de la sécurité des lieux.
- Tient les fichiers des élèves, enseignants et partenaires de l’établissement.
- S’assure du respect par les étudiants des règles et usages de l’établissement
- Rend compte à sa hiérarchie.
Assistance pédagogique :
- Suit la gestion de réservation des salles (affichage de la programmation (groupe/salle/enseignant)
- Informe les enseignants de la programmation des cours (horaires et effectifs)
- Informe les enseignants de la programmation des classes.
- Met à la disposition les fournitures en bureautique.
- Met à la disposition le matériel informatique.
- Assiste à la reprographie et conserve une copie des documents.
- Tient les feuilles d’émargement des professeurs.
Assistance comptable :
- Gère le suivi administratif et financier des étudiants : intégration des règlements
et relances des paiements. - Suit les payes et collecte les notes de frais.
- Suit les factures fournisseurs, achats, notes de frais de l’équipe pédagogique.
- Crée et suit le reporting des dépenses pour assurer une visibilité quotidienne des balances financières.
Compétences et aptitudes requises:
Compétences :
- Compétences en communication
- Compétences rédactionnelles (niveau en orthographe soutenu)
- Maîtrise des outils bureautiques, du Pack Office et multimédia (Facebook, instagram….).
- Compétences en gestion de stock et organisation.
- Connaissances en comptabilité.
- Deux ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction.
- Maîtrise de deux langues au minimum (Arabe et français)
Aptitudes requises :
- Aptitudes en communication (en particulier avec enfants et adolescents)
- Sens de l’organisation et de la rigueur
- Réactivité
- Disponibilité
- Dynamisme
- Ponctualité
- Discrétion, tact
Modalités d'accès:
- TS en techniques de secrétariat ou de gestion et comptabilité ou diplôme équivalent.
- Licence en sciences commerciales, communication
- Minimum de deux ans d’expérience dans le domaine du secrétariat
Conditions d'exercice:
Horaires :
Travail à des horaires réguliers définis par le contrat de travail
Lieu :
Travail en intérieur uniquement au niveau de l’établissement.
Qui sommes nous ?
METHODIA est un établissement dédié à l’apprentissage des langues et au soutien scolaire pour les élèves de collège et de lycée.