Back Office Filiale – Customer Service

Importante entreprise Alger, Algérie
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  • Secteur d'activité Distribution, Commerce
  • Date d'expiration 14 Décembre
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté

EMPLACEMENT DANS L´ORGANIGRAMME:

Supérieur Hiérarchique :

  • Responsable des Opération et des Finances.

MISSION:

  • Développer en permanence la qualité du service à la clientèle pour offrir un service à valeur ajoutée à ses clients, pour atteindre l´excellence et afin de respecter nos engagements et les attentes des clients.
  • Optimiser les procédures et assurer un bon service à la clientèle.
  • Être un soutien essentiel à toute la chaîne de ventes par la bonne gestion liées aux commandes des clients et à leurs livraisons conformes.
  • Anticiper et résoudre les problèmes et communiquer efficacement avec les clients externes comme internes (entre départements et avec le Siège).
  • Coordonner les opérations d'expédition de l'entrepôt.

RESPONSABILITÉS:

En charge de la gestion complète des commandes de ventes des clients, dès la saisie jusqu’à la facturation et la livraison :

  • Réception des clients.
  • Consultation du stock.
  • Saisie des commandes de ventes dans le logiciel.
  • Confirmation de préparation et de sorties des marchandises aux clients
  • Assurer l´établissement des documents (pro formas, bons de livraisons, factures), et le renvoi des documents aux clients en cas de besoin (expédition et/ou facture).
  • Assurer la livraison et la facturation des commandes.
  • Maintenir les clients informés à tout moment du statut de leur commandes (délais de livraison, disponibilités, retards…).
  • Mise à jour du carnet de commandes et application des règles de gestion afin d´assurer la proactivité dans la livraison des commandes.

Gestion et maintien de la base de données clients :

  • Création des nouveaux clients dans le logiciel.
  • Consultation et modification fiche client.
  • Assurer la mise à jour des données afin d’avoir une base de données actualisée.

Gestion des litiges clients :

  • Enregistrement complet des incidents et des non-conformités dans le système.
  • Coordonner avec les services concernées (transport, entrepôt, qualité…) afin d’assurer les délais de réponses et la mise en place d’actions correctives.
  • Gérer les retours de marchandise et les remboursements.

Gestion des tâches de recouvrement :

  • Vérification et gestion de l’état de la dette client.
  • Relancer les clients en collaboration avec les commerciaux pour assurer le recouvrement des dettes clients.

RESPONSABILITÉS COMPLÉMENTAIRES / ASSOCIÉES:

  • Accusée réception du courrier & dispatch dans la filiale
  • Réservations et organisations des déplacements du personnel du groupe et locale.
  • Gestion des lettres d’invitations pour les visas.
  • Responsable des moyens généraux (Nettoyage du site etc…).
  • En charge de l´organisation et de la préparation des réunions hebdomadaires = ROF+DC+BO+Commerciaux 
  • Commande achats locaux (Fourniture de bureau…)
  • Assurer le back-up du service achats pendant période de congés.
  • Préparations et suivi des échantillons.
  • Envoi de courrier et des échantillons

PROFIL DU POSTE DE TRAVAIL:

FORMATION ACADÉMIQUE:

  • Gestion et administration des entreprises.
  • Formation supérieure ou de gestion administrative.
  • Commerce international

CONNAISSANCES SPÉCIFIQUES:

  • Techniques de négociation
  • Commerce international
  • Système – ERP

LANGUES:

  • Français
  • Arabe
  • Espagnol est un plus

INFORMATIQUE:

  • Pack Office (Word, Excel et Powerpoint) – Niveau avancé
  • ERP de type SAP ou M3

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE:

  • 2 à 3 ans en poste de gestion back office, Administration des ventes et / ou Customer service

 

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