Assistant(e) de bureau du projet InnoDev

Giz Alger, Algérie
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  • Secteur d'activité Services
  • Date d'expiration 14 Octobre
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Niveau d'étude (diplome) Licence (LMD), Bac + 3| Formation Professionnelle

A.     Domaine de responsabilité

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

▪  tâches de bureau d’ordre général ; 

▪  exécution quotidienne des services d’accueil et de secrétariat ;

▪  organisation et coordination de toutes les opérations d’ordre logistique, administrative et financière du bureau de projet InnoDev à Alger  ;

▪  Appui à l’expert administratif et financier de la GIZ dans la gestion administrative et financière du projet InnoDev selon les procédures de la GIZ en vigueur ;

▪  Aide au classement de documents dans des dossiers papier ou le DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.

▪  Communication efficace et selon les délais avec le bureau GIZ Alger.

▪  Aide à la vérification des factures de marchandises, des bordereaux de livraison, des mandats de paiement et des réclamations ;

▪  Gestion de la caisse au niveau du projet InnoDev via l’application Cashbook sous la supervision de l’expert administratif et financier.

▪  Préparation des paiements bancaires envers les fournisseurs et assurer un suivie des avoirs en banque via l’application bankbook sous la supervision de l’expert administratif et financier.

▪  Respecter les deadline des exports de caisses et banque envers la comptabilité bureau 

▪  Aide a l’inventaire physique des biens et équipements du projet. ▪         Suivre et contrôler périodiquement les décomptes de caisse. ▪           Aide a la préparation des audits internes et externes.

 

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

 

B.     Attributions

1.      Tâches de bureau

Le/la titulaire du poste

▪  veille à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires ;

▪  achète du matériel et des fournitures de bureau dans la limite de montants définis ;

▪  signale les dommages à l’expert administratif, organise et contrôle l’entretien et la réparation des équipements de bureau.

 

2.      Appui aux experts administratifs (achats/RH)

Le/la titulaire du poste

▪  Photocopie et numérise des documents en fonction des besoins ;

▪  Organise les supports d’information et les assemble ; 

▪  Identifie les dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ ; 

▪  Remplit les formulaires et tableaux suivant les indications précises de la direction des services administratifs ;

▪  Aide à la préparation des ateliers et visites ;

▪  Organise/coordonne la gestion logistique dans le cadre de la planification, de la réalisation et de la documentation des réunions, ateliers, séminaires et autres manifestations ;

▪  Arrange des programmes de visite, prend des dispositions concernant les déplacements, s’occupe des modalités des voyages (billets, vols, réservations d’hôtel, transport, etc.). 

▪  Prépare les demandes de voyage et de mission du personnel du projet et veille à la finalisation des décomptes des frais de missions nationales et internationales. 

▪  Collectes des Borading Pass (Ticket d’avion) et transmettre au bureau.

 

3.      Assistance aux experts en mission de courte durée et autres visiteurs/visiteuses

 

Le/la titulaire du poste

▪  leur donne des informations, communique aux hôtes les renseignements qui les concernent, comme les modifications de planning, les services de transport, etc. ;

▪  s’occupe du logement des visiteurs/visiteuses qui arrivent et des experts en mission de courte et de longue durée ;

▪  évalue les prix des chambres d’hôtel et entame des négociations pour obtenir de meilleurs

tarifs ;

▪  prête un appui logistique (par ex. service de transport) aux experts en mission de courte durée pendant leur intervention ;

▪  Coordonne avec le bureau GIZ, les procédures d’obtention des visas ▪ tient une liste de tous les consultant(e)s en mission de courte durée

 

4.      Tâches à caractère général

Le/la titulaire du poste

  •  effectue des tâches de coursier telles que régler des factures, remettre ou aller chercher des documents.
  • coordonne le planning du chauffeur et veille à ce qu’il aille chercher les visiteurs/visiteuses et les nouveaux experts qui arrivent.

 

5.      Autres attributions

Le/la titulaire du poste

  • assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.
  • rend compte immédiatement au/à la responsable de la comptabilité de tous les problèmes apparaissant dans le cadre de l’administration financière et de ceux concernant le respect des règles ;

 Qualifications, compétences et expérience requises

 Qualification

  •  Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire

 

 Expérience professionnelle

  •  Au moins 3 ans d’expérience à un poste similaire
  • Une expérience à un poste similaire à la GIZ Algérie est très souhaitée et constitue un bonus

 Autres connaissances/compétences

  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
  •  Bonne connaissance de la langue française ; connaissances en allemand ou anglais souhaitées
  •  Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent. 
  •   Excellentes capacités de gestion
  •   Excellentes aptitudes relationnelles

 

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