Agent Administratif

At Pharma Alger, Algérie
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  • Secteur d'activité Industries
  • Date d'expiration Aujourd'hui
  • Nombre de postes 01 poste ouvert
  • Niveau de poste Débutant / Junior
  • Niveau d'étude (diplome) Niveau terminal
  • Type de contrat CDI

Missions du poste:

Gestion du Patrimoine de la Société :

  • Gestion Matérielle et Immatérielle : optimiser l’utilisation des moyens matériels et immatériels de la société ;
  • Suivi des périodes de garanties du matériel et équipements ;
  • Contrôler les habilitations du personnel et les conditions de sécurité et de développement durable pour les interventions ;
  • Programmer et contrôler les interventions de maintenance faites par son équipe ou par des prestataires tierces ;

Achats, Appros et Gestion de Stock :

  • Satisfaire les besoins des clients internes en obtenant la meilleure performance des fournisseurs (qualité, prix, délais et service) ;
  • Contribuer à augmenter les résultats financiers à travers la réduction des coûts et l’optimisation des achats
  • Rechercher, sélectionner et établir des listes fournisseurs de produits et prestataires de services.
  • Recevoir les demandes d’achats et de services en interne
  • Evaluer les propositions des fournisseurs et prestataires (tableau comparatif)
  • Etablir les demandes de devis, les tableaux comparatifs, et délivrer les bons de commande, décharges, et autres documents commerciaux ;
  • Négocier les conditions d’achat et les crédits fournisseurs ;
  • Assurer le suivi des commandes auprès des fournisseurs ;
  • S’assurer de ne pas dépasser le budget alloué, et veiller à réaliser des économies pour la société sans compromettre la qualité ;
  • Suivi financier des dépenses et s’assurer du respect de la procédure d’achat
  • Elaboration des process, procédures et instructions liées à la Gestion des Achats ;
  • Assurer le suivi de la facturation reçue jusqu’au paiement des fournisseurs et prestataires ;
  • S’assurer de rentrer les achats au stock et leur report sur le logiciel de gestion de stock ;
  • Assurer la bonne gestion et tenue des stocks de la société toute matière confondue ;
  • Assurer l’optimisation des ressources en stock ;
  • Assurer la bonne qualité des ressources en stock 

Logistique :

  • Assurer un support logistique pour le personnel de la société et ses partenaires
  • Prise de rendez-vous et gestion de plannings avec les administrations et autres entreprises pour le personnel de l’entreprise et ses partenaires
  • Assurer la satisfaction des demandes d’invitation pour visas d’affaires aussi bien pour le personnel de la société que ses partenaires
  • Assurer un support opérationnel aux activités liées aux bases de vie au sud du pays, et en en assurer le fonctionnement logistique et matériel ;
  • Organisation et suivi des déménagements ;
  • Assurer, la réception, distribution et le classement du courrier arrivé et départ.

Gestion Parc Roulant :

  • Gérer et maintenir à jour l’entretien et la bonne marche des moyens roulants de la société ;
  • Coordonne l’activité et l’affectation des chauffeurs ;
  • Etablir et suivre un plan d’entretien préventif (maintenance et contrôle technique) des véhicules ;
  • Assurer l’entretien curatif et les réparations des véhicules immobilisés ;
  • Etablir une liste de fournisseurs en pièces de rechange ;
  • Etablir une liste de mécaniciens, électriciens et tôliers, et signer des conventions de maintenance avec eux ;
  • Veiller à répondre aux besoins du personnel en véhicules et déplacements ;
  • Gestion et suivi de la consommation en carburant ;

Hygiène, Sante, Sécurité et Environnement :

  • Etablir et assurer l’application des règles HSE au niveau de toutes les installations de la société et de ses partenaires ;
  • Elaborer et faire appliquer un plan de maintenance préventive et curative pour la société et ses partenaires ;

Assurance :

  • S’assurer de contracter les meilleurs contrats d’assurance pour les biens de la société et suivre les déclarations de sinistres jusqu’au remboursement par la société d’assurance ;
  • Suivi des dossiers sinistres jusqu'à remboursement par la compagnie d’assurance ;
  • Suivi du renouvellement des vignettes et polices d’assurances des véhicules ;

Gestion Administrative du Service:

  • Gérer les équipes du service en s’assurant de la bonne répartition des tâches entre les différents agents ;
  • Elaboration des process, procédures, instructions et fiches de prescriptions techniques liées à la Gestion du Patrimoine Social ;
  • Etablir et appliquer le plan et la politique HSE de l’entreprise
  • Classement, archivage et tenue à jour des différents dossiers et documents relevant de la responsabilité du service ;
  • Elaborer l’ensemble des tableaux de bords logistique et moyens généraux ;
  • Animer des réunions de travail et mettre en place des comptes-rendus ;
  • Etablir un rapport mensuel sur l’activité du service à transmettre à la Direction Générale ou Office Manager.

Profil recherché :

  • Titulaire d’un diplôme universitaire supérieur ou équivalent lié aux métiers du bâtiment, immobilier ou des services généraux, QHSE,
  • Ayant une expérience professionnelle avérée et réussit dans les moyens généraux d'au moins cinq 5 ans,
  • La maîtrise de l’anglais est primordiale
  • Permis de conduire Catégorie (B), et véhiculé,
  • Inscrit(e) à l'ANEM, disposant(e) de la carte bleue
  • Compétences requises :
  • "Leadership" et esprit d'entreprise
  • Adaptabilité et Flexibilité
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Bonne communication orale et écrite
  • Rigueur et Organisation
  • Sens Relationnel

Avantages du poste :

  • Rémunération attractive et évolutive, selon les compétences et la rentabilité

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