Cadre administratif de projet

1. Finalité du poste

Assurer la gestion administrative, documentaire, budgétaire et logistique des projets, sous l’autorité directe du Directeur de Projet, tout en agissant comme interface de coordination entre la Direction du Projet, les directions internes du Holding, la filiale concernée par le projet et les bureaux externes partenaires (bureaux d’études, administrations, prestataires).

L’objectif principal est de garantir la cohérence, la conformité et la fluidité des échanges entre l’ensemble des intervenants, tout au long du cycle de vie du projet, depuis la phase de planification jusqu’à la clôture administrative et financière.

2. Missions principales

A. Appui administratif et coordination

• Assister le Directeur de Projet dans la préparation, la planification et le suivi des activités.
• Élaborer et tenir à jour les dossiers administratifs, tableaux de bord, plannings et rapports d’avancement.
• Rédiger les notes internes, procès-verbaux, correspondances officielles et comptes rendus de réunion.
• Participer à la préparation des comités de pilotage, audits et réunions de coordination.

B. Interface avec les directions internes, filiales et bureaux externes

• Servir de point de liaison entre la Direction du Projet, les directions internes (RH, Finance, Achats, IT, Logistique), la filiale concernée et les partenaires externes.
• Assurer la transmission, le suivi et le classement des documents échangés (contrats, PV, bons de commande, rapports).
• Suivre les demandes d’informations, validations et retours des directions ou bureaux externes.
• Garantir la traçabilité et la conformité des échanges selon les standards RBG Holding.
• Organiser les visites de chantier, réunions inter-filiales et ateliers techniques.

C. Gestion documentaire et conformité

• Administrer la base documentaire du projet (physique et numérique via la GED / Odoo).
• Assurer la mise à jour, le classement et l’archivage des documents techniques, administratifs et financiers.
• Préparer les dossiers de contrôle et d’audit.
• S’assurer de la conformité réglementaire et du respect des procédures internes.

D. Suivi budgétaire et financier

• Participer à la préparation du budget prévisionnel du projet.
• Suivre les engagements de dépenses, bons de commande, factures et paiements.
• Établir les états de dépenses et rapports financiers périodiques.
• Vérifier la cohérence entre avancement technique, administratif et budgétaire.

E. Logistique et organisation

• Assurer la gestion logistique du projet : déplacements, hébergements, matériels, véhicules.
• Planifier les missions terrain et assurer le support administratif.
• Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires logistiques.

F. Reporting et performance

• Produire les tableaux de bord d’avancement (technique, administratif et budgétaire).
• Mettre à jour les indicateurs de performance (KPI) du projet.
• Établir les rapports d’étape et de clôture destinés au Directeur de Projet et à la Direction Générale.
• Alerter en cas de dérive de délai, de coût ou de qualité.

Profil recherché:

- BAC +5 En gestion ou équivalent

- expérience de 05 ans dans un poste similaire