Intitulé du poste de travail : Assistant (e) de Direction

1.       Objectifs de cette position :

L’assistant(e) de direction accompagne le Directeur Général de l’entreprise afin de faciliter et d’optimiser la gestion administrative de son activité. En étroite collaboration avec l’ensemble des autres départements, il/elle organise, gère, coordonne et assure le suivi de l’ensemble des activités de la Direction Générale.

2.       Position dans l'organigramme

L’assistant(e) de direction reporte au Directeur Général

           Il/ Elle interagit avec l’ensemble des départements de l’entreprise.

3.       Description du poste :

·         Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du Directeur Général (prise de RDV, courriers, e-mails, congés…).

·         Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques

·         Accueillir physiquement les rendez-vous

·         Réceptionner et organiser le courrier de l’entreprise

·         Organiser le tri et l’archivage des documents importants de l’entreprise (collecter, traiter, classer et mettre à jour l’information).

·         Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.

·         Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux missions du Directeur Général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).

·         Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers de la Direction Générale

·         Assurer le secrétariat pour les assemblées générale de la JV, et les Conseils d’Administration, assurer l’organisation, le suivi et l’archivage des Procès-verbaux.

·         Préparer et organiser les réunions du COMEX de l’entreprise

·         Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, reporting, rapports, comptes rendus…) à la demande de la Direction Générale

·         Gérer et organiser la billetterie de voyage, des réservations d’hôtels, réservation de véhicule, du Directeur Général, de l’ensemble des missionnaires de Sediver Group, ainsi que tous les déplacements des employés de Sediver Algérie

·         Assurer le bon fonctionnement des courses par un coursier extérieur

·         Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi émanant des différents département (tableaux de bord, indicateurs, reporting…).

·         Gérer les notes de frais de la direction générale

·         Réaliser des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.

4-       Niveau d’études :

Diplôme universitaire 

5-       Compétences / Expériences

3 ans d’expérience dans un poste similaire, dans un environnement industriel multinational.

Capacité rédactionnelle, en français, en arabe et en Anglais

Maîtrise de MS Office.

Capacité d’organisation et de gestions des priorités

 Rigueur, Sens de l'initiative, force de proposition

Vigilance et réactivité, capacité d'adaptation

Sens du contact, communication, pédagogie 

6-       Langues

Maitrise du français et de l’arabe parlé, lu et écrit est nécessaire, bon niveau en Anglais parlé, lu et écrit, (connaissance de l’italien sera appréciée).