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39 Rue Mohamed Khoudi BP 440, El Biar 16030, Alger, Algérie

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Services 39 Rue Mohamed Khoudi BP 440, El Biar 16030, Alger, Algérie

Assistant(e) de Direction

Postuler
  • Lieu de travail Alger, Algérie
  • Date d'expiration 08 Octobre
  • Niveau de poste Confirmé / Expérimenté
  • Secteur d'activité Services
  • Nombre de postes 01

A. Domaine de responsabilité :

Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes : 

  • assurance du bon fonctionnement du secrétariat de la Direction ; 
  • assurance d’une bonne communication et transmission de l’information au sein des programmes  et avec le Bureau de la GIZ ; 
  • amélioration des procédures internes de fonctionnement ; 
  • classement des documents dans des dossiers papiers ou le DMS conformément aux règles de  classement de la GIZ. 

Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes : 

B. Attributions 

Travaux de secrétariat et prestations de services :

  • organise et coordonne le planning du ou de la Directeur/trice Résident(e) de la GIZ ; ▪ assure le classement des documents conformément aux règles de la GIZ ; 

contribue à l’organisation logistique des voyages et missions (billetterie et réservation d’hôtels pour  la direction, dossiers de visas et décompte de frais de voyage et de mission).  

  • Appuie la direction dans la préparation de correspondance, et gère en particulier les diverses de mandes de contacts externes. 

Administration et gestion des connaissances 

  • participe aux réunions (d’équipe)/ateliers internes et externes et aide à leur documentation, par ex.  sous la forme de procès-verbaux ; 
  • veille, en collaboration avec le « Responsable Administration et Finances » à l’amélioration des  procédures internes, à l’adaptation des P&R au fonctionnement interne et à l’information des collègues des modifications et changements dans les procédures ; 
  • appuie le personnel expatrié dans le cadre des démarches de demandes de passeports de service  et visa d’accréditation ; 
  • assure la coordination des assistant(e)s de projet / chargé(e)s d’administration ; ▪ appuie le personnel expatrié dans la constitution du dossier de la carte P.A.T, transmet les dossiers  à l’Ambassade d’Allemagne, et remet les cartes aux concerné.e.s ; 
  • tient à jour la liste des voyages d’affaires effectués du personnel expatrié et la communique mensuellement au siège de la GIZ ; 
  • tient à jour la liste du personnel expatrié et la communique à l’Ambassade d’Allemagne ; ▪ Coordonner en qualité de responsable CSH Pays la mise en œuvre opérationnelle des mesures de  gestion de la durabilité au sein de la GIZ. Le·la responsable CSH sert de point focal dans le pays  et pour l’équipe CSH du siège en ce qui concerne les données quantitatives et qualitatives.  ▪ Point focal Corona au niveau du bureau et assure la coordination avec les autres projets ; ▪ Point focal Communication au niveau du Bureau. 

Gestion événementielle :

  • coordonne la gestion logistique des réunions, ateliers, séminaires et autres manifestations internes  / Etablissement du planning. 

Autres attributions 

  • assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.

C. Qualifications, compétences et expérience requises 

Qualification :

  • Certificat/diplôme de Technicien(ne) en gestion administrative et bureautique, ou diplôme équivalent ; 
  • Certificat/diplôme délivré par une école reconnue de formation à des fonctions de bureau ou certificat/diplôme similaire 

Expérience professionnelle :

  • Au moins 3 à 5 ans d’expérience à un poste similaire 

Autres connaissances/compétences :

  • Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique, Internet)  ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office) ; 
  • Très bonne maîtrise de la langue allemande et de la langue française ;  
  • Maîtrise de la langue anglaise souhaitable ; 
  • Bonnes capacités de gestion et d’organisation ; 
  • Attitude centrée sur les clients et les services ; 
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attributions. Des mesures de formation  adaptées sont choisies en concertation avec le cadre de direction compétent ; 
  • Excellentes aptitudes à la communication et au travail en équipe. 


Qui sommes nous ?

La GIZ travaille en Algérie notamment pour le compte du ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ

10 à 44 personnes


Multinationale

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