Missions du poste :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
• Assurer les prises de rendez-vous et la gestion du calendrier du Directeur Général
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
• Suivre la circulation des parapheurs
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports …), les reproduire et les diffuser
• Sélectionner, traiter et diffuser des informations internes et externes
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
• Prendre en charge des aspects logistiques de la  Direction Générale (gestion des fournitures bureautiques, photocopieur …)
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion administrative
• Classer, pré-archiver les documents en lien avec la Direction Générale
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative
• Participer à l’organisation d'événements internes et à l’organisation matérielle d'évènements spécifiques externes
• Suivre certains dossiers (Appels d’offres, contrats, conventions…) et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
• Gérer l’organisation matérielle et logistique des réunions
• Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations
• Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser.

Profil recherché :

• Connaissances Techniques
• Maîtrise des techniques de communication orale et écrite.
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat.
• Maîtrise de WORD, Excel, POWERPOINT, et des outils de messagerie.

Compétences opérationnelles : 

• Très bonnes capacités rédactionnelles et d'expression orale
• Rigueur, sens de l'organisation et autonomie de travail
• Sens des priorités
• Sens de l'organisation
• Capacité à prendre des initiatives
• Capacité à rendre compte de son activité de manière spontanée et synthétique
• Capacité à s'adapter aux changements, à faire face à des situations d'urgence

Qualités professionnelles :

• Discrétion
• Très bon sens relationnel
• Calme
• Autonome
• Accueillant(e)
• Capacité d’anticipation
• Force de proposition
• Sens de l'écoute