A propos de CCVF Services : 

CCVF Services est un leader dans le secteur des solutions de climatisation et de ventilation innovantes avec un accent particulier sur les technologies durables et éco-responsables. Nous sommes dédiés à offrir des solutions de qualité supérieure qui répondent aux besoins spécifiques de nos clients tout en contribuant à la protection de l’environnement. Dans le cadre de notre expansion, nous sommes à la recherche d’un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique.

Mission principale : 

Assurer la coordination des activités administratives et contribuer à maintenir un environnement de travail fluide en fournissant un support essentiel à l’ensemble de l’équipe. Son rôle consiste également à veiller à ce que les processus administratifs soient effectués de manière efficace et professionnelle.

Responsabilités : 

Gestion des communications :

• Réceptionner, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et les courriels.

• Rédiger et envoyer des correspondances professionnelles.

• Accueillir les visiteurs et gérer leurs demandes.

Gestion documentaire : 

• Créer, mettre en forme, et éditer des documents tels que des rapports, des présentations et des tableaux.

• Archiver physiquement et numériquement les documents pour garantir leur conservation et leur facile récupération.

• Gérer la confidentialité et la sécurité des documents importants.

Support organisationnel : 

• Planifier et organiser des réunions, des rendez-vous et des événements d'entreprise.

• Préparer les salles de réunion, y compris le matériel nécessaire (projecteurs, vidéoconférences, etc.).

• Rédiger les comptes rendus de réunion et assurer le suivi des actions.

Gestion des tâches administratives : 

• Effectuer la saisie de données et la maintenance des bases de données.

• Préparer et suivre les factures, les bons de commande et les contrats.

• Gérer les fournitures de bureau, incluant l'inventaire et la commande de nouveaux stocks.

Assistance en ressources humaines :

• Assister dans les processus de recrutement (publication d'offre, tri des CV).

• Suivre les dossiers des employés (absences, congés, formations).

• Organiser les déplacements professionnels et les hébergements.

Support financier de base :

• Aider à la préparation des budgets.

• Réaliser des opérations bancaires simples et suivre les dépenses.

• Assister dans la préparation des documents pour les audits.

Gestion des moyens généraux :

• Coordonner la maintenance et l'entretien des locaux.

• Gérer les espaces de travail et l'aménagement des bureaux.

• Assurer le suivi des contrats de service (nettoyage, sécurité).

Utilisation des technologies de l'information :

• Maîtriser les logiciels de bureautique (traitement de texte, tableur, présentation).

• Gérer les équipements informatiques et de communication.

• Assister dans la mise à jour du site web et des réseaux sociaux de l'entreprise.

Compétences linguistiques :

• Utiliser les compétences en langues française et arabe pour communiquer avec des interlocuteurs de différents secteurs 

• Traduire ou résumer des documents simples dans ces langues.

Planification et gestion du temps :

• Prioriser les tâches et gérer les délais pour assurer l'efficacité opérationnelle.

• Aider à la planification stratégique et au reporting.

Compétences métier maîtrisées : 

• Capacité à organiser et coordonner les tâches administratives quotidiennes de manière efficace

• Aptitude à assister dans les processus de recrutement, à suivre les dossiers du personnel et à organiser les formations

• Compétence pour aider à la gestion des budgets, des factures et des opérations bancaires simples

• Capacité à superviser la maintenance des locaux, la gestion des fournitures et des équipements 

• Connaissance des bases légales du travail pour assurer la conformité des pratiques RH

Compétences transversales recherchées : 

• Capacité à organiser et gérer les informations et les documents de manière ordonnée et accessible 

• Aptitude à gérer efficacement les priorités et les délais pour accomplir les tâches dans les délais impartis

• Compétence pour organiser les agendas, les réunions et les évènements de manière efficace

• Capacité à collaborer avec les membres de l’équipe pour atteindre les objectifs communs

• Maîtrise des logiciels de bureautique courants tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint

• Capacité à communiquer efficacement en français et en arabe, aussi bien à l’écrit qu’à l’oral

Profil recherché : 

• Formation en Gestion administrative, Management, GRH ou domaine connexe

• Expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire si pas de formation dans un domaine cité ci-dessus 

Qualités intrinsèques recherchées : 

• Sens de la discrétion

• Sens aigu de l'organisation et de la rigueur.

• Souci du détail et précision dans le travail.

• Capacité à travailler de manière autonome tout en étant un membre actif d'une équipe.

• Bonne gestion du stress et capacité à rester calme face aux urgences ou aux changements de dernière minute.

• Motivation à apprendre et à se développer professionnellement.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Intégrer une entreprise innovante avec des valeurs fortes d’engagement environnemental

• Evoluer dans une équipe dynamique et solidaire

• Bénéficier d’un plan de carrière et des possibilités de formation continue

• Profiter d’avantages compétitifs et d’un environnement de travail stimulant