Présentation de l’entreprise 

Etablissement d’enseignement des langues et de soutien scolaire.

positionnement du poste dans l’établissement :

Sous l’autorité de la directrice de l’établissement

Missions et attributions 

L’assistante de Direction a pour mission d’assister la directrice d’établissement dans ses missions de gestion et d’animation de la vie de l’Ecole.

Accueil et orientation :

• Accueil téléphonique
• Reçoit et informe le public : parents et élèves.
• Renseigne sur les cours, les programmes et les tarifs.
• S’assure de la disponibilité des supports d’information.
• Rend compte à sa hiérarchie.

Assistance à la direction

• Procède à l’ouverture de l’établissement.
• Reçoit le courrier, l’enregistre et le traite et gère les réponses mails.
• Participe à l’élaboration de la programmation.
• Fait émarger les élèves.
• Génère les documents internes de l’établissement (formulaires, contrats, pv de réunions, feuilles d’émargement….)
• Assiste à certaines réunions et participe à la rédaction des PV et comptes rendus.
• Gère et suit les commandes de fournitures consommables pour l’établissement.
• Gère le matériel informatique et bureautique et s’assure de son fonctionnement.
• S’assure quotidiennement de l’hygiène et de la sécurité des lieux.
• Tient les fichiers des élèves, enseignants et partenaires de l’établissement.
• S’assure du respect par les étudiants des règles et usages de l’établissement
• Rend compte à sa hiérarchie.

Assistance pédagogique :

• Suit la gestion de réservation des salles (affichage de la programmation (groupe/salle/enseignant)
• Informe les enseignants de la programmation des cours (horaires et effectifs)
• Informe les enseignants de la programmation des classes.
• Met à la disposition les fournitures en bureautique.
• Met à la disposition le matériel informatique.
• Assiste à la reprographie et conserve une copie des documents.
• Tient les feuilles d’émargement des professeurs.

Assistance comptable :

• Gère le  suivi administratif et financier des étudiants : intégration des règlements
  et relances des paiements.
• Suit les payes et collecte les notes de frais.
• Suit les factures fournisseurs, achats, notes de frais de l’équipe pédagogique.
• Crée et suit le reporting des dépenses pour assurer une visibilité quotidienne des balances financières.

Compétences et aptitudes requises:

Compétences :

• Compétences en communication
• Compétences rédactionnelles (niveau en orthographe soutenu)
• Maîtrise des outils bureautiques, du Pack Office et multimédia (Facebook, instagram….).
• Compétences en gestion de stock et organisation.
• Connaissances en comptabilité.
• Deux ans d’expérience en tant qu’assistant(e) de direction.
• Maîtrise de deux langues au minimum  (Arabe et français)

Aptitudes requises :

• Aptitudes en communication (en particulier avec enfants et adolescents)
• Sens de l’organisation et de la  rigueur
• Réactivité
• Disponibilité
• Dynamisme
• Ponctualité
• Discrétion, tact

Modalités d'accès:  

• TS en techniques de secrétariat ou de gestion et comptabilité ou  diplôme équivalent.
• Licence en sciences commerciales, communication
• Minimum de deux ans d’expérience dans le domaine du secrétariat

Conditions d'exercice: 

Horaires :

Travail à des horaires réguliers définis par le contrat de travail

Lieu :

Travail en intérieur uniquement au niveau de l’établissement.