Responsable Contrat et Achat

Giz الجزائر العاصمة, الجزائر
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  • قطاع النشاط الخدمات
  • تاريخ نهاية الصلاحية 29 سبتمبر
  • عدد المناصب 01 منصب مفتوح
  • مستوى المشاركة مؤكد / من ذوي الخبرة

Domaine de responsabilité:

Le/la titulaire du poste est responsable:

  • des achats de matériels et équipements pour le Bureau de la GIZ ainsi que pour les projets et programmes de la GIZ conformément aux règles et dispositions de la GIZ ;
  • des processus d’achat et / ou de contractualisations ( consultations, appels d’offres, comparaison des offres..) ;
  • de l’établissement des contrats de consultance, de prestations de services, etc … ;
  • De la facturation interne et du suivi des recouvrements.
  • des déclarations de douane ;
  • des formalités liées à la déclaration et à l’immatriculation des véhicules ;
  • de l’information rapide des programmes et projets concernant l’état des différents achats/dossiers de douane, en particulier en cas de retards ;
  • de l’efficacité de la coordination avec les collègues des services administratifs et les acheteurs du siège. 


Attributions

1. Contrats / Achats / approvisionnements
Le/la titulaire du poste

  • procède aux achats d’équipements sur place, et en particulier observe le marché, réalise la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ, le cas échéant en concertation avec le siège ;
  • établit les contrats de consultants, bureau d’étude, contrats de financement, CSL, acquisition de prestations de services (Cosoft) 
  • assure la saisie électronique et la maintenance des données relatives aux achats et aux appels d’offres dans Prosoft ;
  • réceptionne les marchandises, documente la réception et procède aux contrôles nécessaires ;
  • saisit les bons de commande et les accusés de réception des marchandises dans le programme de gestion des fournitures en ligne (Beschaffung Online) pour les achats effectués par le siège ;
  • traite les réclamations ;
  • vérifie les factures de marchandises, les bordereaux de livraison et autres documents (de  livraison) ainsi que le mandat de paiement ;
  • organise le transfert des marchandises vers le lieu de destination ;
  • informe les projets du lieu et de la date et heure de livraison ;
  • traite les avaries ;
  • documente et classe les commandes clôturées en bonne et due forme version papier ou DMS conformément aux règles de classement de la GIZ.
  • Procède à l’archivage des contrats ( Prosoft + Cosoft) 

2. Déclarations de douane :
Le/la titulaire du poste

  • prépare et remet tous les papiers nécessaires à l’importation des marchandises en franchise douanière ;
  • surveille et contrôle les livraisons venant par bateau ;
  • suit la mainlevée des marchandises et s’occupe des autres opérations nécessaires ;
  • organise et coordonne le transport des marchandises jusqu’à leur destination finale ;
  • Incère les informations dans la base de données de déclarations de douane ; si nécessaire,
  • établit les statistiques.

3. Formalités liées à la déclaration et à l’immatriculation des véhicules
Le/la titulaire du poste

  • s’occupe de la première immatriculation des véhicules du projet, des formalités fiscales et des démarches auprès des compagnies d’assurance ;
  • transmet les documents d’immatriculation et d’assurance aux collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents ;
  • documente les immatriculations effectuées et surveille leur situation (pour les véhicules de service et les véhicules privés) ;
  • informe les collaborateurs/collaboratrices de projet/programme compétents de la nécessité de procéder à de nouvelles immatriculations et de contracter de nouvelles assurances ; le cas échéant, aide à réunir les documents nécessaires ;
  • traite les demandes d’indemnisation au titre d’accidents avec les compagnies d’assurance locales et allemandes concernées, en collaboration avec le siège. 

4. Services administratifs
Le/la titulaire du poste

  • informe les salariés de la GIZ du pays des formalités douanières concernant les marchandises et biens privés et des formalités en matière d’immatriculation et d’assurance des véhicules privés ;
  • informe les salariés de la GIZ et leur prête assistance lors de leur départ dans le cadre de la gamme de prestations proposée par le Bureau de la GIZ. 

5. Tâches à caractère général
Le/la titulaire du poste

  • participe aux procédures d’appels d’offres et de passation de contrats de services, à l’achat de matériels et équipements, aux services de conseil pour les responsables du contrat et de la coopération ainsi qu’à la conclusion et la gestion de contrats de financement ;
  • mandate des prestataires externes pour les procédures de déclaration de douane et les immatriculations de véhicules, et les supervise ;
  • organise la distribution des fournitures de bureau et autres matériels de bureau ;


6. Autres attributions
Le/la titulaire du poste

  • assume d’autres activités et tâches sur instruction de son supérieur.


Qualifications, compétences et expérience requises:


Qualification:

  • Licence en sciences de gestion ou sciences économiques. Diplôme de fin d’études en gestion des entreprises avec spécialisation en finances. Brevet professionnel d’études commerciales reconnu ou diplôme équivalent. 

Expérience professionnelle

  • Au moins 05 ans d’expérience professionnelle à un poste commercial similaire

Autres connaissances/compétences

  • Excellente connaissance des achats
  • Très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, télécopie, courrier électronique,Internet) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office)
  • Très bonne connaissance de la langue véhiculaire européenne du pays,
  • Connaissances en allemand souhaitées,
  • Maitrise de la langue anglaise,
  • Acquisition de qualifications requises dans le domaine d’attribution,

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