Mieux Communiquer au Travail

Intervenir en réunion, demandé de l’aide ou conseil… cela vous stresse ? En respectant quelques règles d’or de la communication, vous pourriez améliorer vos relations professionnelles…pour le mieux !

Vous n’hésitez pas à donner votre avis ou à demander un coup de main lorsqu’il s’agit d’amis ou de membres de votre famille. Et si vous aviez les mêmes facilités dans vos relations de travail ?

Améliorer ses relations au travail, c’est être gagnant à tous les niveaux. On est productif et apte à proposer de nouvelles idées. On se sent respecté et valorisé. Et c’est surtout l’assurance de trouver sa place et évoluer au sein d’une équipe.

Construire son message

Il faut d’abord et avant tout parfaitement connaitre notre clientèle cible pour parvenir à construire notre message en fonction d’elle.

Il faut se synchroniser à notre (ou nos) interlocuteur. On se synchronise en choisissant les bons mots. Un message de communication c’est un code et un langage, une façon d’atteindre l’autre personne par un échange d’information.

Quand on veut passer un message de communication, on souhaite généralement amener l’autre (ou les autres) personne dans notre vision du monde. On souhaite les faire adhérer à un message, leur passer une information pour qu’ils consentent à notre nouvelle façon de faire, à nos nouveaux comportements.

 La synchronisation à notre clientèle cible est donc très importante.

 La communication non efficace:

  • Indirect : communiquer de façon détournée, ne jamais annoncer clairement son intention.
  • Passif : timidité, réservé.
  • Hostilité : colérique, agressivité, hostilité dans le ton.
  • Crypté: message de fond obscur, nécessite une interprétation.
  • Caché : ne jamais dévoiler ce que l’on prévoit faire.
  • Non-Verbal : communiqué plus par le langage corporel et par des comportements que par les mots.
  • Unidirectionnel : parler plus qu’écouté.
  • Non réactif : peu d’intérêt sur la perspective des choses ou sur les besoins de l’autre personne.
  • Hors sujet : les réponses et les besoins de l’autre personne sont mal compris et mal interprétés.
  • Malhonnête : ce qui est dit est substitué aux vrais ressentis, pensés et besoins.

 

 La communication efficace :

  • Direct : message clair, ne laisse aucun doute sur sa signification.
  • Assertif : n’a pas peur de dire ce qu’il veut et pourquoi.
  • Sympathique : charmant et amical.
  • Clair : le message de fond est articulé.
  • Ouvert : pas de message intentionnellement caché.
  • Verbal : langage clair pour exprimer ses idées.
  • Bidirectionnel : part égale d’écoute et de prise de parole.
  • Réactif : attention donner aux besoins de l’autre et à la perspective des choses.
  • Honnête : vrais ressentis exprimés, pensés et besoins vrais.

 

 Bien communiquer à l’oral :

Certains ont des facilités pour communiquer à l’oral d’autres ont en moins. Il n’en demeure pas moins que cette capacité s’acquiert en maîtrisant des techniques de base et en adoptant les bonnes stratégies. Pour une communication efficace, il convient de :

Préparer son message : c’est répondre à la question «pourquoi vais-je dire cela». L’objectif est ainsi clairement défini.

Se préparer en tant qu’émetteur :

  • prendre de l’assurance et créer un climat propice à l’échange,
  • Capter l’attention : d’un regard, d’un trait d’humour, d’un geste,
  • Préparer le récepteur : s’assurer qu’il est prêt à recevoir le message,
  • Émettre le message : aller à l’essentiel, garder en tête l’objectif,
  • Recevoir le feedback / échanger : ne pas oublier d’écouter.
  • Mettre fin à la communication : conclure par quelque chose de concret (planification d’une nouvelle rencontre, mise en place d’une solution...).
  • Établir un suivi : rester en contact, faire des points réguliers... bref toute action dans la continuité de la conclusion faite à l’étape précédente.

 

 Quelques conseils:

Pour vous assurer que vos messages de communication sont bien reçus:

  • D'abord, prenez contact avec votre cible avant d'émettre votre message, vous devez créer un lien de confiance.
  • Vous devez vous assurer que votre cible comprenne bien votre façon de vous exprimer.
  • Choisissez vos mots avec soin et utilisez le langage adéquat.
  • Vous devez garantir un contact optimal et installer un climat relationnel de qualité avec votre cible.
  • Une fois ce climat et ce contact instaurés, vous pourrez ensuite transmettre votre message.
  • Au cours du processus de transmission du message, vous devez toujours avoir conscience que vous vous adressez à une autre personne; assurez-vous que le contact est maintenu.
  • Par la suite, résumez le message que vous avez livré. En résumant, vous allez devoir reformuler, donner de nouveaux exemples et ainsi vous assurer que vous précisez votre message.

 

 Le bégaiement

Le bégaiement est un trouble de la parole relativement fréquent, qui se manifeste sous différentes formes, et qui peut être traité par l’orthophonie, à l’aide d’exercices de rééducation spécifiques.

Le bégaiement est un défaut d’élocution caractérisé par une difficulté à prononcer ou à enchaîner certaines syllabes, sans que les organes de la phonation ne soient atteints. Le bégaiement empêche donc la parole d’être fluente (vitesse normale de la parole, qui est en principe de l’ordre de 90 mots par minute).

Ce défaut d’élocution est un trouble de la communication. En effet, il ne se manifeste en général que lorsque la personne doit parler devant un public. Seul ou se sentant seul, le bègue ne bégaie pas (même chose s’il s’adresse à un bébé ou à un animal). De même, le bégaiement disparaît si la personne murmure, chante ou imite un accent.

 Devenez un communicateur qui crée un impact :

Étape 1 : Ayez des intentions bénéfiques pour tous

La première règle à suivre, c’est que l’information que vous avez à transmettre doit susciter une influence bénéfique, bienfaisante et positive autant pour vous que pour les autres afin que tous puissent s’améliorer et grandir. De plus, comme communicateur, vous devez avoir un haut standard d’intégrité et d’honnêteté, ce qui donnera beaucoup plus de poids à vos propos.

Étape 2 : Éprouvez de l’empathie

Si vous désirez que les gens vous écoutent, vous devez d’abord les écouter, et ce, non pas de façon hautaine ou hypocrite, mais en vous transposant dans leurs souliers autant émotionnellement que rationnellement, comme si leurs défis, leurs problèmes, leurs objectifs, etc. étaient les vôtres.

Si les actions des gens sont différentes des vôtres, ce n’est pas pour vous contredire ou pour vous confronter, c’est plutôt dû au fait qu’ils sont convaincus que c’est la meilleure chose à faire pour leur bien-être.

Donc, avant de communiquer ou transmettre votre information à d’autres, assurez-vous d’abord de bien comprendre les raisons qui les portent à penser et à agir de leur façon.

Étape 3 : Communiquez clairement votre message

Quand vous vous adressez à quelqu’un, voici les éléments que votre message doit contenir:

Exposez votre objectif en relation avec ses objectifs à lui;

Expliquez en profondeur ce que vous désirez lui communiquer;

Donnez toutes les raisons qui supportent vos objectifs. Plus les raisons sont fortes, plus vos chances de les réaliser sont élevées;

Précisez le ou les changements que vous attendez de cette personne concernant ses actions ou son comportement;

Donnez plusieurs exemples afin de vous assurer qu’il comprend bien ce que vous voulez dire;

Posez des questions sur sa compréhension de votre message et écoutez bien ses réponses. Vous serez en mesure d’évaluer son niveau de compréhension.

Vous devez croire ardemment en ce que vous dites. Vos propres actions parlent plus fort que les paroles que vous prononcez. Alors, agissez en harmonie avec vos propos sinon cela diminue grandement l’effet de votre communication.

Étape 4 : Vérifiez régulièrement la compréhension de votre message

Combien de fois a-t-on entendu des gens dire : « Ça fait au moins cent fois que je lui répète la même chose, mais il ne semble pas comprendre!!! »?

Dans la communication, ce n’est pas ce que vous dites qui est important, c’est surtout ce que votre interlocuteur comprend. S’il ne saisit pas ou s’il n’interprète pas bien ce que vous voulez lui faire partager, il lui sera très difficile d’agir en conséquence.

Alors répétez, soyez persistant et revenez à la charge, car s’il ne comprend pas parfaitement ce que

vous désirez, il aura beaucoup de difficultés à appliquer ce que vous lui proposez.

 Étape 5 : Trouvez un élément déclencheur

 Après avoir bien appliqué les différentes étapes citées plus haut et vous être assuré que votre interlocuteur comprend parfaitement le message, si vous vous rendez compte qu’il ne désire pas changer son comportement ou améliorer ses actions, alors il doit recevoir un choc émotionnel et rationnel important qui le fera bouger de sa zone de confort.

Par exemple :

  • Dans le cas d’un employé qui ne suit pas les orientations de l’entreprise, il doit comprendre qu’il risque de ne pas obtenir la promotion désirée ou même de perdre son emploi;
  • Pour un client qui retarde l’achat de votre produit, il doit connaître les effets négatifs que cela provoque sur la profitabilité de son entreprise;
  • Pour ce qui est d’un élève qui ne veut pas étudier, il faut qu’il soit sensibilisé au fait qu’il peut obtenir une bourse d’études en améliorant ses notes..

 

BELHARIZI Amina

Source : lejournaldelemploi.dz

 

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