Rester Concentré au Travail

Comment rester concentré au travail ? Comment ne pas se disperser pendant sa journée ? Une petite définition :
Se concentrer, c’est se focaliser : sur les tâches importantes à réaliser. Ne pas se disperser.
Se concentrer en s’organisant !
Rester concentré, ne pas se disperser : ces challenges sont quotidiens au travail. Beaucoup de méthodes de gestion du temps s’orientent vers l’organisation du temps. Toutefois, organiser son travail c’est bien… mais gagner du temps en étant concentré, c’est plus efficace !
Concentration et les voleurs du temps !
SMS, appels téléphoniques, messagerie instantanée, fils RSS, réseaux sociaux, sites de partage de vidéos, emails… les sources de distraction ne manquent pas ! Et c’est plus particulièrement le cas lorsqu’on travaille régulièrement avec Internet.

10 astuces pour rester concentré au travail !

1- Utiliser des outils vieux comme l’Humanité
Rien de tels qu’un bon vieux stylo et du papier pour se concentrer sur le travail. L’intérêt de ces outils est qu’ils obligent à se concentrer : noter quelque chose sur papier, c’est long. Bien plus long que taper quelque chose sur l’ordinateur. Papier et stylo requièrent de la rigueur et une réflexion plus profonde pour noter les idées.
2- Prendre plus de pauses
Contrairement à ce qu’on pense, prendre des pauses ce n’est pas perdre son temps. La raison est qu’on prend consciemment des pauses. C’est tout le contraire que se laisser distraire par un sms ou un email.
Pendant une pause, le cerveau a le temps de se reposer, de prendre du recul. Les pauses permettent également de séquencer une journée.
C’est à dire faire une tâche à la fois, puis une autre, et ainsi de suite. Sans que les tâches soient polluées. On reste donc concentrés.
3- Décliner les tâches… en sous-tâches de petite taille
Envoyer le rapport X à Y, appeler X pour son dossier…, préparer la réunion de Z, Voir avec B pour … toutes ces tâches sont très générales. Dans la pratique, elles se décomposent en plusieurs sous-parties, des “sous-tâches“.
Par exemple, avant d’envoyer le rapport X à la personne Y, vous devez le faire. Pour le faire, vous devez récupérer des données. Demander des précisions à un collègue. Ecrire le rapport. Le vérifier, etc. au final, ce sont de multiples petites tâches qui constituent l’essence de la tâche initiale.
En fin de compte, toutes les tâches peuvent être fragmentées en tâches plus petites. La décomposition des tâches permet de se concentrer sur une tâche à la fois.
Les tâches se réalisent plus facilement, de façon progressive.
4- Estimer le temps de réalisation des tâches
Pour rester concentré sur le travail, rien de tel que se fixer des objectifs de temps de réalisation.
L’homme a cela de formidable qu’il est capable de réaliser en 1 heure ce qu’il peut faire en 25 minutes. Se fixer des objectifs permet de se concentrer réellement sur la tâche en cours… et prendre plus de pauses.
5- Se fixer un objectif principal pour la journée
Le travail d’une journée se compose de vos activités principales et d’activités annexes, secondaires. En se donnant chaque jour un but, on reste concentré toute la journée sur ce but principal.
Le temps passé sur les activités annexes est bien secondaire, tandis que les sources de distraction sont remises aux temps de pause.
6- Institutionnaliser ses moments de paresse
On a tous nos petites routines de paresse au cours de la journée.
Pourquoi pas les repérer et les institutionnaliser comme des pauses officielles ? (voir l’astuce N°2). Frustration et culpabilité diminuent de cette façon : lorsqu’on décide de prendre une pause, c’est différent que se retrouver distrait à toutes les mêmes heures de la journée.
7- Prendre des rendez-vous… avec soi
Téléphone, emails, messagerie instantanée… nous sommes hyper-connectés au monde qui nous entoure. Etre hyper-connecté, c’est être le réceptacle de toutes les informations que nous transmettent les centaines de personnes auxquels nous sommes connectés, directement ou indirectement.
Pour rester concentré, une approche consiste à se déconnecter de l’extérieur en prenant chaque jour des rendez-vous avec soi : décrocher le téléphone, fermer les emails, fermer la messagerie instantanée, c’est à dire tout ce qui nous lie à l’extérieur.
Il paraît même que le monde ne s’arrête pas de tourner pendant ce temps de déconnexion.
8- Préparer ses journées chaque matin avec un briefing
Cette astuce est en rapport avec la N°5. Prendre 30 minutes tous les matins pour préparer la journée est très commode.
Ce n’est pas du temps de perdu. C’est du temps passé à réfléchir à ce qu’on va faire, à organiser ses tâches, à réfléchir à l’aspect logistique de leur réalisation. Exemple : si on revient au rapport qu’il faut préparer, la session de préparation permet de réfléchir et noter de quelles données on aura besoin pour le rédiger.
En relation avec les astuces N°3 et 4, cela donne aussi du temps pour fragmenter les tâches et estimer les temps requis les faire.
9- Préparer les lendemains… avec un debriefing
Si on se fixe une heure de fin obligatoire de travail, une bonne façon de faire n’est pas de tout arrêter à l’heure H. Une façon plus commode est de s’arrêter 15 à 30 minutes avant. Ces minutes sont dédiées à fermer la journée. Cela passe par un debriefing de fin de journée, qui permet de réfléchir et commencer à focaliser concentration et pensées au lendemain.
C’est aussi une bonne façon de revenir chez soi le soir en ayant encore la tête au travail.
10- Envisager ses journées comme une équipe d’un journal quotidien
Un journal est marqué par des conférences de rédaction qui définissent et organisent ce que l’on va écrire aujourd’hui. Penser aux astuces 8 et 9 qui rythment la journée. Il est même possible de faire un point juste avant ou juste après le déjeuner du midi pour vérifier que le travail est bien concentré sur les choses importantes. Pour un journal, les conférences de rédaction indiquent ce qui sera écrit pendant la journée.
Au travail, on peut voir un parallèle : décider ce que l’on va écrire de beau aujourd’hui dans sa journée de travail.
Le soir, on peut ainsi lire le journal de la journée rempli de petites tâches rayées… et commencer à réfléchir et écrire la page du lendemain.

4 actions immédiates pour développer sa concentration !
 
La déconcentration est, selon de nombreuses études, un vrai souci d'efficacité professionnelle. On parle même de « syndrome de déconcentration » ou encore de « mal du XXIe siècle » ! Si vous vous sentez concerné, voici 4 actions concrètes – vraiment efficaces – pour regagner en concentration, en sérénité et en efficacité dans son travail quotidien.
Action n°1 : distinguez l'important de l'urgent
Apprendre à distinguer ce qui est important de ce qui est urgent est extraordinairement « aidant » dans la gestion de ses priorités. Et gérer ses priorités, c’est savoir concentrer son attention sur ce qui doit être fait au moment où vous le faites. A titre d’exemple, si vous reportez sans cesse une tâche urgente, vous ne penserez qu’à cette tâche tant qu’elle ne sera pas faite. Et tant que vous ne vous en serez pas occupée, vous ferez mal ce que vous êtes en train de faire !
Action n°2 : osez fermer votre…
En effet, osez fermer votre messagerie Outlook, mettez-vous sur répondeur (lignes fixe et portable), coupez les alertes (sons, signaux visuels) de votre smartphone. Au besoin, créez un mail d’absence pour cause de réunion. Bref, sachez vous isoler quand vous travaillez ! Sauf à occuper un standard téléphonique, personne ne trouvera rien à redire à cela.
Action n°3 : quittez les lieux !
En cas de besoin, quittez en effet votre poste de travail. Réservez une salle de réunion ou un box comme il en existe généralement dans les open space. Si tous les espaces sont occupés, pensez à occuper le bureau de quelqu’un qui est absent (vacances, jour de congé, déplacement…). Pensez aussi à la cafétéria ou pourquoi pas à la cantine si l’accès est possible. Pensez encore à un lieu extérieur si votre statut vous autorise à quitter votre espace de bureau. Pensez enfin au Télétravail si votre besoin en travail « isolé » est grand et permanent.
Action n°4 : devenez un champion de la concentration !
Et apprenez à méditer ! La méditation est un exercice (a minima) cérébral qui consiste à apprendre à se concentrer sur le moment présent en prenant comme sujet un mot, une odeur, votre respiration, un bruit, une image, une pensée, une sensation… L’exercice méditatif – par son côté « gymnastique cérébrale » - est sans doute l’exercice le plus efficace de tous pour réapprendre à domestiquer et à isoler ses pensées parasites.
En faisant tout cela, vous reviendrez au si important « Carpe diem ». Profiter de l’instant présent. Lui accorder toute votre attention. C’est assurément l’une des meilleures façons de bien faire les choses. Cela demande de l’entraînement (action n°4) et quelques changements dans votre organisation (actions n°1 à 3) mais les effets sont garantis. Alors, à vous de jouer !

Source: Lejournaldelemploi.dz.

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