Que faire pour réussir sa rentrée?

 

Une absence de plusieurs semaines, cela s'anticipe. Même si vous êtes à l'autre bout de la Terre, le monde continue de tourner pour votre entreprise et vos collègues. Avant de prendre le large, il faut prendre des mesures : prévoir son remplacement, boucler ses dossiers, prévenir ceux qui restent... et déjà penser à son retour.

Car une rentrée réussie commence par un départ préparé : pas d'urgence en votre absence, de pile de dossiers sur votre bureau, pas de clients mécontents. Voici une liste de conseils qui doivent vous assurer une reprise en douceur... et desvacances l'esprit léger.

Annoncer son départ :

Partir se prélasser, c'est autorisé. Partir sans prévenir, c'est à bannir. Pour éviter qu'ils se retrouvent en difficultés, vos collègues doivent impérativement connaître vos dates de congés. C'est le b.a.-ba de la politesse, le niveau de base de l'organisation d'équipe.

Mais cette information ne doit pas forcément s'arrêter aux portes de l'open space. Vos clients, vos fournisseurs ou vos partenaires... Bref, toutes les personnes avec qui vous êtes régulièrement en contact méritent d'être prévenues de votre absence. Elles pourront prendre leurs dispositions avant et pendant vos vacances. Et vous en sauront gré à la rentrée.

Anticiper son remplacement :

Toutes vos missions ne supportent pas une interruption de plusieurs semaines ? Si vous ne voulez pas revenir au milieu d'un champ de bataille, vous devez prévoir la continuité de votre activité. D'abord, repérez les tâches qui doivent être effectuées lorsque vous aurez les doigts de pied en éventail. Ensuite, confiez-les aux collègues présents à ce moment-là. Evidemment, n'attendez pas le dernier moment pour le faire : les personnes susceptibles de vous remplacer partent peut-être en congés avant vous.

Enfin prenez le temps de leur expliquer comment vous suppléer. Pensez d'ailleurs à lister toutes les infos utiles à vos remplaçants : login, mots de passe, fichiers...

Ranger son bureau :

Pour certains, cela prend 3 minutes. D'autres doivent bloquer deux bonnes heures dans leur agenda. Mais tous devraient prendre le temps nécessaire pour faire le ménage sur leur bureau. Ce grand rangement estival permet de clôturer une période de travail, de solder les affaires en cours. Un vieux dossier qui traîne depuis des semaines obtiendra enfin les quelques minutes d'attention qu'il attend et peut être classé ou expédié ailleurs.

Faire le vide, c'est aussi le meilleur moyen de préparer la rentrée. Revenir de congés avec un fatras dans lequel on ne se repère pas peut plomber la motivation des meilleurs.

Lever le pied les derniers jours :

Et si, cette fois-ci, vous évitiez de boucler votre ultime dossier à la dernière minute ? Et si vous terminiez en roue libre, tranquillement ? Cette bonne résolution présente plusieurs mérites. D'abord, elle évite de commencer ses vacances sur les rotules. Ensuite, elle prépare l'esprit à oublier le travail et évite un changement de rythme trop brutal. Enfin, elle permet de ne pas bâcler les tâches repoussées depuis des semaines.

Evidemment, pour s'y tenir, mieux vaut s'organiser en amont. Si un coup de collier doit être donné pour tenir ses engagements, autant le faire plus tôt, par exemple une semaine avant de partir.

Activer son message d'absence :

Etape simple mais incontournable. Avant de partir pour le soleil, la neige ou la campagne, les professionnels qui communiquent abondamment par e-mail doivent impérativement activer leur message d'absence. Objectif : que l'expéditeur d'un mail sache que vous ne l'avez pas lu. Inutile de lui expliquer que vous êtes dans l'Himalaya ou aux Maldives, signalez sobrement votre absence du bureau et la date de votre retour. Une version du texte en anglais (ou une autre langue) est par ailleurs indispensable si vous travaillez avec l'international.

Enfin, un message spécifique sur la boîte vocale de votre téléphone peut aussi se révéler utile.

A des stades différents, la procrastination concerne la plupart des salariés. A quelques jours des congés, il vous reste certainement quelques tâches qui attendent patiemment que vous vous en occupiez. N'attendez pas le dernier moment, cela vous libèrera l'esprit. Et vous éviterez de découvrir d'épineux problèmes à quelques heures du départ en vacances.

En tout état de cause, ne laissez pas de tâches en suspens pendant vos congés. A la rentrée, vous serez passé à autre chose.

Programmer du repos pendant ses congés :

Les périodes de vacances permettent de découvrir du pays, de rendre visite à des proches, de pratiquer des activités inaccessibles au quotidien... Mais elles doivent aussi permettre de se reposer.

Afin de faciliter votre retour aux affaires, prévoyez des moments de calme au cours de vos congés. Si vous rêvez de partir deux semaines crapahuter au Népal, ne vous privez pas. Mais prévoyez au moins quelques jours de repos à votre retour. Revenir au bureau encore plus fatigué qu'avant votre départ est le plus sûr moyen de passer une année professionnelle difficile.

Prévoir une déconnexion totale :

Peut-être êtes-vous un de ces professionnels qui n'imaginent pas passer deux jours sans infos du travail. Même dans ce cas, il vous faut au maximum vous organiser de manière à ne pas avoir besoin de répondre à un coup de fil ou à un e-mail. Cet ultime recours doit être réservé aux urgences, les vraies.

En plus de prévoir votre remplacement pour les tâches de base, il est aussi indispensable d'anticiper les événements plus exceptionnels. Que se passe-t-il si un client mécontent a besoin d'une réponse urgente ? Si votre PDG sollicite en urgence telle ou telle information ? Plus vous aurez fait cet effort en amont, moins vos collègues sont susceptibles de vous déranger en vacances.

Dresser la to-do list du jour de votre rentrée :

Le jour de la rentrée n'est pas forcément le plus drôle de l'année. Finies les grasses matinées, les promenades au soleil et les baignades vivifiantes. Pensez-y avant de partir en congé et prenez le temps de vous y projeter.

Listez les tâches à réaliser le jour de la reprise etpréparez-vous un programme précis, mais allégé (pas de réunion à enjeux au menu).N'hésitez pas à constituer cette liste au fur et à mesure que vous préparez votre départ : quand vous mettez en place votre répondeur, précisez qu'il faut penser à l'enlever, etc. Cela vous permettra de vous remettre doucement mais efficacement au travail.

Se projeter dans le mois de la rentrée :

Au-delà du jour de la reprise, il est utile de s'imaginer la période qui vous attend à votre retour de vacances. Entre la fin du mois de juillet et le début du mois de septembre, par exemple, les priorités peuvent changer du tout au tout, les organisations être profondément chamboulées. Prendre en compte cette évolution permet d'aborder au mieux la reprise... même si ce n'est pas si facile : nous avons parfois la mémoire courte.

Faites donc l'effort de vous remémorez votre précédente rentrée. Remontez dans l'historique de vos e-mails, votre agenda et vos dossiers pour vous remettre en mémoire la réalité de cette période.

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